Вход / Регистрация
7BIZNES.RU
Возьми и наведи порядок в бухгалтерии!

Рабочая инструкция и порядок в бухгалтерии

      Сотрудники московской милиции получили инструкцию по разгону гей-парадов.
Пункт 1: Держаться спина к спине. . .

Вот так и в арсенале бухгалтеров, которые стремятся к спокойной работе и  порядку в бухгалтерии, а также сокращению времени на выполнение операций, есть немало документов. Но самый простой, на мой взгляд, и необходимый – рабочая инструкция.

 

Рабочая инструкция – это документ, который описывает одну  конкретную хозяйственную операцию (ситуацию).

 

Например, бухгалтер по расчету с поставщиками в своей папке с рабочими инструкциями может иметь следующие:
  • Получение от поставщика товара с документами
  • Получение от поставщика товара без документов
  • Получение от поставщика канцелярских товаров
  • Получение от поставщика услуг
  • Оплата поставщику
  • Переименование поставщика
 И т.д. и т.п.
 
Например, рабочая инструкция «Переименование поставщика» опишет,  что в случае, если поставщик  переименовался, с него нужно потребовать такие-то подтверждающие документы, отразить это в программе так-то, при этом проводки должны быть сформированы следующие,  а документы должны  создаваться такие-то, подписать их должен такой-то и  после оформления, проведения и подписания они должны попасть туда-то. И приложить еще к инструкции форму утвержденного документа, если  он отличается от того, который формирует программа.
 
Зачем вообще нужна рабочая инструкция бухгалтеру?
Затем, что:
  • если наша организация небольшая и я единственный бухгалтер, то я все равно человек, и если какая-то хозяйственная операция случается не каждый день, скорее всего через время мне будет трудно вспомнить что и как я делала;
  • кроме того, если я уволюсь, новый бухгалтер будет знать, что и как я делала и скорее всего, ему будет очень просто работать в том же порядке, который был утвержден ранее;
  • еще создание рабочих инструкций поможет  в дальнейшем сформировать учетную политику, которая подходит именно нашей организации;
  • если я ухожу в отпуск, и мои обязанности в это время кто-то выполняет, ему будет легко делать это, глядя в мои инструкции, а я смогу спокойно отдыхать;
  • кроме того перед отпуском мне не придется долго рассказывать и объяснять что и в каких случаях делать;
  • т.е по большому счету, написание инструкции один раз позволяет экономить время в дальнейшем при повторении тех же операций;
  • таким образом я учусь работать и мыслить системно, что избавляет от ошибок и неточностей и повышает мою квалификацию, и  при необходимости поможет мне пойти  на повышение.
 
Как и в каком порядке создавать рабочие инструкции?
Все очень просто. Сегодня Вы проводите платежи от поставщиков? Создайте рабочую инструкцию по этому участку. Опишите так, как есть сейчас. Простым языком, понятным даже не бухгалтеру. Распечатайте и положите ее в папочку «Рабочие инструкции». В следующий раз, когда будете заниматься другими операциями – напишете другую инструкцию.  Когда в папочке появиться несколько инструкций, целесообразно составить реестр, который Вы будете корректировать при добавлении новых документов. Но это даст Вам сокращение времени в дальнейшем на поиск нужной инструкции. Если Вы не главный бухгалтер (пока), имеет смысл согласовать инструкцию с Главным. Если Ваша инструкция касается интересов другого отдела, например документы от поставщика Вам могут предоставлять менеджеры, то и с ними согласование может быть необходимо, например по срокам поступления документов, если конечно Вы  не описываете в инструкции сложившуюся практику, устраивающую все стороны процесса.
 
Зачем рабочая инструкция нужна организации и руководству?
 
По тем же причинам:
  • это сокращает время проведения операций бухгалтерами  в дальнейшем, за счет того, что не  нужно вспоминать как сделать и изобретать велосипед;
  • это сокращает время передачи дел при уходе бухгалтера в отпуск или увольнении;
  • это обеспечивает преемственность и исключает самодеятельность бухгалтеров с невысокой квалификацией, когда одни и те же операции со временем начинают проводиться по-другому (что особенно опасно в течение одного отчетного периода, ведь тогда отчетность не будет формироваться корректно, что может привести к ошибкам);
  • в конечном счете, это приводит к сокращению авралов в работе бухгалтеров  и наведению порядка в бухгалтерии, бухгалтерском и налоговом учете
 
В крупных организациях может быть и форма рабочей инструкции утверждена, чтобы на всех участках бухгалтерской работы инструкции создавались по одному образу и подобию.
 
Используются ли рабочие инструкции в работе Вашей организации? На каких участках? По каким формам и правилам создаются?

            Поделитесь опытом с коллегами (и не очень), в комментариях к этой статье. Они Вам будут благодарны!  Или пришлите свою статью мне, вполне возможно, что я ее опубликую (естественно со ссылкой на Ваше авторство и Ваш ресурс). Кроме того, в комментариях Вы также можете указать ссылку на Ваш блог или сайт и получить дополнительных посетителей.

Возможно, Вы нашли в статье ошибку или неточность? Или какой-то момент Вам спорным показался? Вы также в комментариях можете оставить свой след или свое мнение!  
Успехов всем! Порядка в бухгалтерии! И роста!
Поделиться

Комментарии

Добавить новый комментарий

Отмена
Думаю что переделать учет 2010 года будет нереально, т.к. очень многое потеряно((( Я имею ввиду бросить всё "нажитое" в организации (весь учет, что было в 2010 году) и абсолютно заново с "нуля" начать новый учет с начала 2011 года, а 1С 8 "обнулить" (чистую програмку взять) и внести заново всех поставщиков и покупателей, а также уставный капиталл, и вести все по правильному, повлияет это на расчет налогов и отчетность? Выхода просто нет!
Добрый день! Наткнулась на Ваш сайт, и не пожалела!!! Все очень интересно и понятно! У меня маленький вопросик к опытному профессионалу-Вам! Подскажите, я пришла в фирму, бух-р у них на дому работает, беспорядок в дкументах ужасный Скажите, могу ли я с Нового года, начать учет заново и собственно новое ведение 1С -предприятие 8 после увольнения того бухгалтера

Елена, благодарю за отзыв.

Не совсем понятен Ваш вопрос. Вы имеете ввиду, можете ли Вы с нового года использовать  другие метода учета в бухгалтерской программе (той же, где велся учет ранее?) Или Вы хотите перейти на новую программу?

То что беспорядок в документах - к сожалению у многих бухгалтеров-надобников такая беда. Хотя не у всех.

Начать учет заново - с того периода, когда начали работать Вы - с нового года? Или Вы хотите переделать учет предыдущего года, когда работал еще прошлый бухгалтер?

Вообще, с нового года можно менять многое в учете, даже если бухгалтер не менялся. Просто утверждаете на новый год учетную политику в новой редакции, и с нового года применяете новые методы работы. Но к любым изменениям нужно готовиться, нельзя все делать с бухты-барахты. Именно поэтому я и хочу провести свой тренинг перед новым годом, но сейчас не о нем... Прежде чем вносить изменения - проанализируйте, какие последствия перехода на новые методы будут по налогам для предприятия. Возможно, старый бухгалтер применяла эти методы не по своей воле - а потому что была определенная договоренность с работодателем или это было выгоднее предприятию? Попробуйте у нее для начала узнать почему она делала так, а не по-другому. Возможно Вы оцените ситуацию с новой точки зрения.

Не думаю, что в комментариях можно ответить на вопрос полноценно.Я решила, что  в  четверг 18 ноября я открываю мастер-группу для посетителей своего сайта. Приходите в 20:00 на сайт, будет ссылка на прямой эфир, в чате сможете задать свои вопросы. А еще лучше, присылайте вопрос мне на почту. В теме письма укажите - ВОПРОС В МАСТЕР - ГРУППУ. Разберем его на "заседании".

Успехов! Елена Глоткина.

Неправильной бухгалтерии не бывает.

Бывает неправильная организация учета.